Ga naar de inhoud
SMART formuleren betekenis
Als je iets wilt bereiken, moet je precies weten wat je wilt. Dat lijkt wellicht een open deur, maar in de praktijk gaat het vaak mis. Doelstellingen worden vaak te vaag geformuleerd. Het gevolg laat zich raden: er is geen focus en iedereen interpreteert de doelstelling anders. En omdat er geen concrete meetlat is om het resultaat of de voortgang te beoordelen, kun je na afloop ook geen harde conclusies trekken. Door het formuleren van SMART doelen voorkom je dit, maar hoe pak je dat aan?
Inhoudsopgave
Wat zijn SMART doelen?
SMART doelen zijn dusdanig concreet dat ze exact omschrijven wat je wilt bereiken en hoe je dat aanpakt. De term ‘SMART’ is een acroniem en bestaat uit de vijf pijlers van een SMART doel:
- Specifiek
- Meetbaar
- Acceptabel
- Realistisch
- Tijdgebonden
SMART formuleren wil zeggen dat alle vijf benoemd worden. Het grote voordeel van de SMART methode is dat het duidelijkheid schept, want daardoor wordt het makkelijker om deze doelstellingen te realiseren.
Ontstaan SMART model
De SMART methode is ontstaan in de jaren 90 van de vorige eeuw. Het is weliswaar een managementtool, maar het is niet vanuit het management ontstaan. Sterker nog: het waren technici, onder andere bij Philips, die hun leidinggevenden om meer specifieke instructies vroegen. Tot dan toe werden doelstellingen te algemeen omschreven. Daardoor was er weinig focus en waren de resultaten niet bevredigend. De SMART methode bracht daar verandering in.
Waar kun je SMART doelen voor gebruiken?
Vandaag de dag wordt het SMART model wereldwijd gebruikt. De SMART methode is dusdanig generiek dat deze zich uitstekend leent voor talloze toepassingen. Ieder bedrijf kan door SMART formuleren doelstellingen realiseren. Van marketingplan tot inkoopstrategie: de SMART methode is overal inzetbaar als praktische managementtool. Op individueel niveau biedt de SMART methode eveneens meerwaarde, bijvoorbeeld bij het opstellen van een persoonlijk ontwikkelingsplan. Ook buiten de bedrijfsmuren kunnen SMART doelen nuttig zijn om een nieuwe gewoonte aan te leveren, bijvoorbeeld meer sporten of gezonder eten.
Smart formuleren tool
SMART doelen formuleren is niet ingewikkeld, maar vraagt wel om aandacht. Kies je woorden zorgvuldig zodat de formulering ook écht SMART is. Met onderstaand stappenplan wordt SMART formuleren al snel een tweede natuur.
specifiek
Begin bij het begin: wat wil je bereiken? Beschrijf het doel zo concreet mogelijk. Benoem ook waarom je dit wilt bereiken, met wie, waar en wanneer. Let erop dat je geen woorden gebruikt die op verschillende manieren kunnen worden uitgelegd, want dan ontstaat al snel miscommunicatie. Hoe specifieker hoe beter, dat is het devies. Zeg dus niet: de telefonische helpdesk gaat klanten sneller helpen. Kies liever voor een meer specifiek doel: volgend kwartaal gaat de telefonische helpdesk klanten sneller helpen, zodat we de klanttevredenheid verbeteren.
meetbaar
Zonder meetbare resultaten kun je niet toetsen of een doelstelling gehaald is. Meetbare resultaten kunnen allerlei vormen aannemen, bijvoorbeeld omzetcijfers of verzuimpercentages. Door een SMART doel meetbaar te maken, zet je een concrete stip op de horizon. Dat is niet alleen nuttig om de voortgang te monitoren, maar werkt ook motiverend voor de mensen die ermee aan de slag gaan (mits ook aan de andere randvoorwaarden wordt voldaan). Om bij de telefonische helpdesk te blijven: de snelheid waarmee klanten geholpen worden kun je bijvoorbeeld meten aan de hand van de wachttijd. De klanttevredenheid meten kan met een enquête die klanten na iedere service-aanvraag standaard krijgen aangeboden. Leg de score bij aanvang vast (nulmeting) en benoem de score waar je naartoe werkt.
acceptabel
Hoe goed een SMART doel ook geformuleerd is, zonder draagvlak geen resultaat. Het is dan ook van cruciaal belang dat de medewerkers die een doel moeten realiseren, bereid zijn zich daarvoor in te zetten. Een SMART doel moet dus altijd acceptabel zijn voor de betrokkenen. Een top-downbenadering is dan ook niet aan te raden. Geef medewerkers inspraak en betrek ze bij het SMART formuleren van de doelstellingen.
realistisch
In lijn met de vorige stap: om draagvlak te creëren moeten SMART doelen realistisch zijn. Als start-up is het bijvoorbeeld niet reëel te verwachten dat je in een maand tijd wereldwijd marktleider kunt worden in jouw branche. Extreem voorbeeld, maar het maakt wel direct duidelijk wat er gebeurt als een SMART doel niet realistisch is: dan haken mensen af. Natuurlijk is het prima om ambitieus te zijn en de lat hoog te leggen, maar er moet een reële kans zijn om het doel te bereiken. Als dat eenmaal lukt, krijgt de motivatie en teamspirit vaak een enorme boost, dus alle reden om SMART doelen realistisch te formuleren. In termen van de klantenservice: 100% klanttevredenheid is hoogstwaarschijnlijk een utopie. Kies liever voor het verbeteren van de klanttevredenheid met percentage x in periode y (realistisch en meetbaar dus).
tijdgebonden
Een doel zonder einddatum verliest al snel aan kracht. Deadlines bieden duidelijkheid en dat helpt om focus te houden. Met een deadline gaat de productiviteit omhoog en krijgt afleiding minder kans. Wees concreet en specifiek, dus benoem begin- en einddatum. Net als bij de SMART doelen dienen ook de deadlines realistisch te zijn. Alles heeft tijd nodig en sommige processen zijn nauwelijks te optimaliseren. Een helpdeskmedewerker kan er bijvoorbeeld wel naar streven om klanten sneller te helpen, maar als dat betekent dat klantcontacten voortaan afgeraffeld worden dan schiet dat het doel voorbij. Wellicht is het dan slimmer om eerst meer mensen in te vliegen. SMART doelen zijn dus tijdgebonden, en wel zodanig dat ze het realiseren van de doelen stimuleren.
Varianten van het SMART model
In de loop der tijd zijn er ook variaties ontstaan op het SMART model. In coachingstrajecten is soms sprake van het SMARTER model. Daaraan zijn dus de letters E en R toevoegd. E staat voor Ecologisch, waarmee het belang van duurzaamheid wordt onderstreept. De R staat voor Relevant. De achterliggende gedachte daarbij is om goed na te denken of een SMART doel wel écht relevant is voor de organisatie en alle betrokken partijen.
Van SMART naar SMARTIE
Een andere variant op de SMART methode vinden we in leiderschapstrajecten. Daarbij wordt het SMART model uitgebreid met de letters I en E, respectievelijk verwijzend naar Inspirerend en Energiegevend. Dit lijkt wellicht op stap 3 – Acceptabel – maar het gaat verder dan dat. Je kunt iets acceptabel vinden zonder écht gemotiveerd te zijn. In het SMARTIE model is dat nadrukkelijk het doel: alle betrokkenen inspireren zodat ze intrinsiek gemotiveerd raken en oprechte commitment tonen om de SMART doelen te realiseren.
Sparren over SMART doelen
Wil je weten hoe SMART doelen jouw bedrijf vooruit kunnen helpen? Heb je behoefte aan een sparringpartner die precies weet hoe je door SMART formuleren de organisatie op het juiste spoor zet? Onze bedrijfsconsultants denken graag me je mee. Neem contact op voor een kennismaking.
