Hoe verbeter je het order to cash proces?

Regelmatig hoor je ondernemers zeggen: Ik kan nu niet betalen want ik zit te wachten op diverse uitstaande facturen van klanten. Of bepaalde facturen staan in dispuut en dit moet nog opgelost worden.

Hoe verbeter je het inningsproces binnen jouw bedrijf, zodat er minder verouderde facturen openstaan. Het niet betalen van de facturen door klanten begint over het algemeen niet bij debiteurenbeheer, de oorzaak ligt over het algemeen veel eerder in het proces/bedrijf.

Bij de afdeling debiteurenbeheer komt alles samen en komt het probleem uiteindelijk naar boven, want de factuur wordt uiteindelijk niet betaald. Debiteurenbeheer volgt dagelijks de mutaties binnen de portefeuille, bij kleinere bedrijven zal dit misschien niet dagelijks zijn maar wekelijks. Het kan voorkomen dat klanten niet (op tijd) betalen om verschillende redenen. Is er in kaart gebracht welke redenen dit zijn?

De oorzaak van het niet (op tijd) betalen ligt over het algemeen al eerder in het order to cash proces. Heb jij voor jezelf helder waar dit in jouw organisatie is ontstaan?

Breng het O2C proces in kaart

Een goede stap is wellicht om het volledige proces van order (klantbehoefte aanwakkeren/ontvangst order) to cash (geld op de rekening) in kaart te brengen. Wat breng je dan in kaart, ik noem het een praatplaat, bijvoorbeeld alle deelprocessen in jouw bedrijf:

1. Marketing
2. Verkoop
3. Contractregistratie
4. Operatie
5. Facturatie
6. Inning/Debiteurenbeheer/Debiteuren administratie

Wanneer er bijvoorbeeld een goederenstroom door het bedrijf gaat, komen er meer deelprocessen bij. Binnen elk deelproces zijn er verschillende stappen die gemaakt worden. Onder andere bij contractregistratie, welke stappen zijn er nodig om een overeenkomst verwerkt te krijgen in jouw bedrijf?

Dus van het opstellen van de overeenkomst tot aan de verwerking/activering in jouw bedrijf. Wie houden zich in de organisatie hiermee bezig? Stelt Verkoop de overeenkomst alleen op of kijken er nog meer afdelingen mee, zoals Operatie, Facturatie of Debiteurenbeheer? Zeker bij afwijkingen van de standaardovereenkomsten kan dit het geval zijn.

Met welke opdracht wordt Verkoop op pad gestuurd, zorg voor zoveel mogelijk business of krijgen zij een soort menukaart mee welke mogelijkheden, producten en diensten er allemaal zijn. En wanneer er afgeweken wordt van de menukaart dat er eerst overleg is tussen de betrokken afdelingen. Dit kan zijn een afwijkend product/contract of een aanpassing in de betalingstermijn etc.

Het in kaart brengen van de deelprocessen, doe dit op grote lijnen (bespreek dit met de afdelingen, praatplaat) en niet verzanden in elke kleine actie die plaats vindt want je wilt het overzichtelijk houden. Verbind de stappen met elkaar zodat je één geheel krijgt en waar de deelprocessen elkaar goed opvolgen. Uiteraard zijn er ook directe verbindingen tussen onder andere verkoop en debiteurenbeheer, dit zijn in het algemeen enkelvoudige acties.

Door dit proces goed in kaart te brengen, zal ook de onderlinge samenhang verbeteren binnen de organisatie door hier over te spreken en kijk je goed naar het gehele proces binnen de onderneming. En niet alleen naar een radar binnen het bedrijf en zijn het niet op zichzelf staande afdelingen. Met behulp van die praatplaat kan jij onderwerpen beter visueel maken en bepalen waar in de organisatie ontstaat dat probleem waardoor de factuur niet betaald wordt.

Aan het eind van het proces zit de afdeling debiteurenbeheer en komt uiteindelijk alles samen, wanneer in het proces een onderdeel niet goed verloopt dan is het gevolg dat de factuur niet betaald gaat worden.

Er kunnen allerlei verschillende oorzaken zijn dat een factuur niet betaald wordt, doordat je nu het volledige proces in kaart hebt gebracht kan je waarschijnlijk beter ontdekken in het proces waar de oorzaak ligt.

Wanneer de oorzaak bekend is en het is bekend hoe dit ontstaan is dan kan je actief hierin handelen en eventueel bespreken met de verantwoordelijke afdeling om gezamenlijk het proces aan te passen.

Door gezamenlijk hiermee aan de slag te gaan kan je uiteindelijk tot een efficiënter proces komen zodat de openstaande vordering sneller betaald wordt en wellicht ook de oorzaak in het vervolg niet meer voor komt.

De bijkomende voordelen hierbij kunnen zijn:

• Goede onderlinge interne communicatie en verlichting hoeveelheid werkzaamheden in de toekomst
• Lager openstaand debiteurensaldo en betere naleving van de krediettermijn debiteuren
• Minder rentekosten op de kredietfaciliteit
• Minder afschrijvingen op dubieuze debiteuren
• Minder crediteringen in de debiteurenportefeuille
• Betere ratio’s, zoals solvabiliteit
• Hogere waardering onderneming door een betere liquiditeitspositie en minder openstaande posten

Bij kleinere ondernemingen zijn er over het algemeen minder afdelingen en zijn er medewerkers die een dubbelfunctie in het proces kunnen hebben. Op dit gebied kunnen dus ook stappen gemaakt worden om het proces te optimaliseren.

Contact

Heb je managementbegeleiding nodig om dit traject te begeleiden of wil je sparren, neem dan contact op met één van de partners van Claassen Moolenbeek & Partners.

Dit artikel is geschreven door Marcel Griffioen, partner kantoor Utrecht. Marcel heeft in zijn carrière bij verschillende grote creditmanagementorganisaties gewerkt als verantwoordelijke op financiën, daarnaast bij diverse opdrachtgevers het order to cash proces aangepakt. Vanaf 2023 is Marcel aangesloten bij het netwerk van CM&P.

Over de auteur

Marcel Griffioen, partner in Midden-Nederland bij CM&P; hij heeft ruime ervaring op het gebied van financiën (met werkgebieden contractmanagement, facturatie en debiteurenbeheer). Hij heeft in het verleden voor vele verschillende ondernemingen opdrachten ingevuld. Van klein tot groot.

Je kunt hem bereiken op 06-52548590 of via mail marcel.griffioen@cmenp.nl.