Alles over debiteuren en 7 tips voor debiteurenbeheer

Als ondernemer ben je altijd aan de slag en met hele interessante ontwikkelingen bezig voor de continuïteit en toekomst van je bedrijf. Echter, de voortgang kan worden belemmerd door een aantal factoren. Twee daarvan wil ik in deze blog behandelen: debiteurenbeheer en debiteurenfinanciering.  

Dit onderwerp is van belang voor iedere onderneming, al zeker bij ondernemingen waar debiteuren een substantieel onderdeel van de balans vormen. Maar laten we eerst stilstaan bij de vraag ‘wat zijn debiteuren’.

Wat zijn debiteuren?

De betekenis van een debiteur is een persoon of bedrijf die een openstaande schuld heeft bij een bedrijf of persoon, omdat zij goederen of diensten hebben ontvangen maar nog niet hebben betaald. In zakelijke termen is een debiteur dus een klant aan wie goederen zijn geleverd of diensten zijn verleend op krediet, en die nog de verschuldigde betaling moet doen. Zodra de openstaande post is betaald, is de klant geen debiteur meer.

Dubieuze debiteuren

Dubieuze debiteuren zijn debiteuren waarvan het onzeker is of ze hun openstaande schulden aan het bedrijf zullen betalen. Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals financiële moeilijkheden, een geschil over geleverde goederen of diensten, of andere omstandigheden die het incassoproces bemoeilijken.

Debiteurenbeheer

Het is belangrijk om de tijdigheid van betalingen goed te monitoren (debiteurenbeheer). Niet tijdige betalingen of het uitblijven van betalingen (dubieuze debiteuren) geven onnodig druk op de cashflow van de onderneming.

Deze ontbrekende middelen kun je immers niet aanwenden voor de exploitatie van de onderneming en betalen van de crediteuren. Het tijdig betalen van de crediteuren is natuurlijk ook van belang om de eigen gemaakte afspraken na te komen. 

Een goed debiteurenbeheer start feitelijk al bij de verkoop. Kortom debiteurenbeheer is binnen een onderneming zeer belangrijk en geeft je als ondernemer ook de ruimte om tijdig aan de eigen verplichtingen te voldoen.

Tips & tricks om het debiteurenbeheer te verbeteren

1. Acceptatieproces

Bij het selecteren van prospects of bij het onboarden van nieuwe klanten kan veel gewonnen worden. Pak jij elke mogelijkheid aan om nieuwe klanten te accepteren of heb jij een strak acceptatieproces, waardoor je van tevoren bepaalt of gesprekken zin hebben? Maak je gebruik van kredietinformatie en limieten?

Wanneer het kredietinformatierapport nog geen duidelijk beeld geeft of het rapport geeft aan dat er een risico op non-betaling is, maar je ziet wel potentie in deze deal, dan kan je een vooruitbetaling bespreken.

2. Algemene voorwaarden

Overleg in het verkoopgesprek of bij het versturen van de overeenkomst ook de algemene voorwaarden. Neem daarnaast in het gesprek mee hoe de facturatie verloopt. Hierdoor kan je bij niet tijdige betaling wijzen op de voorwaarden.

3. Opvolging debiteuren

Van belang is dat het debiteurenbeheer goed is geregeld. Wanneer een de krediettermijn van een debiteur vervalt (factuur) neem dan binnen enkele dagen contact op met de klant. Telefonisch is persoonlijker en effectiever, maar vergt wel tijd wanneer er veel verschillende debiteuren zijn. Dan helpt een (vriendelijke) herinnering ook goed waarin je verwijst naar de algemene voorwaarden en op de verantwoordelijkheid van de klant. Wanneer jij consistent de vervallen facturen oppakt, dan ziet de debiteur/klant dat jij de processen op orde hebt.

4. Afspraken vastleggen

Leg de (betaal)afspraken vast die met de debiteur gemaakt worden. In verschillende tools is het debiteurenbeheer goed te organiseren door vastlegging van gemaakte afspraken en de afgesproken tijdslijnen, waardoor dit proces veel beter te stroomlijnen is via de workflow. Bij bepaalde tools is het ook mogelijk om bepaalde acties in de workflow te automatiseren.

5. Regelmatig debiteurenbeheer

Bij regelmatig debiteurenbeheer kun je veranderingen bij de debiteuren of in de gehele portefeuille goed monitoren. Een goede klantrelatie is belangrijk en door regelmatig contact kan je eventuele problemen snel oplossen of voorkomen.

6. Vervolg stappen

Mocht je er uiteindelijk niet uitkomen met de klant dan zijn er altijd nog vervolg stappen die genomen kunnen worden. Hierbij valt te denken aan het doorzetten van de vordering naar een incassobureau of wellicht het starten van een juridische procedure. Maar voorkomen hiervan is beter.

7. Controle over werkkapitaal

Goed en effectief ingericht debiteurenbeheer heeft vele voordelen, en met name het in-control zijn over het werkkapitaal van de onderneming.

Debiteurenfinanciering

Indien zich toch cashflowproblemen voordoen als gevolg van snelle groei, doordat door jouw klanten te lange betalingstermijnen worden gehanteerd of dat jouw inkomsten heel wisselend (bv. seizoensinvloeden) zijn dan is factoring een mogelijke oplossing. Waardoor de financiële positie van het bedrijf kan verbeteren.

Bij factoring verkoop jij de uitstaande vorderingen aan een factormaatschappij, tegen een bepaalde vergoeding. Hierdoor ontvang jij direct geld voor de openstaande facturen, hoef jij niet te wachten op de betalingen van de klanten en kan jij als ondernemer door.

De meest voorkomende diensten die de factormaatschappij aanbiedt

• Het beheer van de debiteurenportefeuille wordt overgenomen (debiteuren administratie, opvolging en incasso). Dit bespaart je tijd en geld.
• De overname van het risico van non-betaling door de debiteuren voor de volle 100% van alle door de factormaatschappij goedgekeurde facturen, zonder verhaal op de klant bij oninbaarheid van de vorderingen die overgenomen zijn.
• De directe betaling van de bevoorschotting nadat de nieuwe facturen aangeleverd zijn. Uitbetaling ligt meestal tussen de 70 en 90%.

Ben je over het algemeen veel aan het voorfinancieren (o.a. bij dienstverlenende organisaties, handelsondernemingen) of ondergaat jouw onderneming behoorlijke groei dan is factoring een manier om directe cashflow te genereren.

Hulp nodig bij debiteurenbeheer?

Heb je behoefte aan een vertrouwde adviseur om dit traject te begeleiden of om te sparren, neem dan contact op met één van de partners van Claassen Moolenbeek & Partners. Dit artikel is geschreven door Marcel Griffioen, partner regio Midden-Nederland.

Over de auteur

Marcel Griffioen

Marcel Griffioen, partner in Midden-Nederland bij CM&P; hij heeft ruime ervaring op het gebied van financiën (met werkgebieden contractmanagement, facturatie, debiteurenbeheer en integratie acquisities). Hij heeft in het verleden voor vele verschillende ondernemingen opdrachten ingevuld.

Je kunt hem bereiken op 06-52548590 of via mail marcel.griffioen@cmenp.nl.