Denk aan de management letter bij je jaarafsluiting

Vele mensen kennen de jaarrekening maar denken vaak niet aan een management letter. Om als onderneming een (boek)jaar goed af te sluiten wordt vaak ook aanvullend een management letter opgesteld. Dit helpt de ondernemer of het management om terug te blikken, conclusies te trekken en waar nodig bij te sturen.

Wat is een management letter?

Een management letter kan gezien worden als een beknopte versie van een jaarverslag zoals multinationals of (semi)overheden jaarlijks opstellen. Grote multinationals moeten vaak verantwoording afleggen over de resultaten van een boekjaar aan hun aandeelhouders. Die aandeelhouders willen natuurlijk alle details weten en dan wordt er een compleet jaarverslag opgesteld. Voor de meeste mkb-bedrijven is een uitgebreid jaarverslag echter niet nodig. Een management letter vervangt het jaarverslag dan.

Dit document, opgesteld door een accountant of bedrijfskundig & financieel specialist, bevat informatie over het functioneren van de administratieve organisatie en de interne organisatie (leiding). Een management letter is daarmee een verantwoording over het afgeronde jaar. Het is gericht op financieel, operationeel en commercieel gebied en is wel/niet gerelateerd aan het jaar- of meerjarenplan.

Verschil met een jaarrekening

Veel ondernemers verwarren een jaarverslag of management letter vaak met de jaarrekening. De jaarrekening behandelt de financiële verantwoording van het afgelopen boekjaar van jouw onderneming, dus hoe het financieel met je onderneming gaat. Een management letter gaat, zoals in de vorige paragraaf al aangegeven, verder dan alleen de cijfers. Het is een schriftelijk verslag van zaken die in het voorgaande jaar zijn bereikt en/of in gang zijn gezet.

Wat staat er in een management letter?

De management letter kan gezien worden als een soort verantwoordingsdocument voor de organisatie en derden. Voor jou als ondernemer, eventueel voor de andere vennoten of aandeelhouders binnen de organisatie en derde partijen zoals bijvoorbeeld financiers/investeerders. Het is een verslag van bevindingen over het reilen en zeilen van de onderneming. Er wordt deels ingegaan op de cijfers, maar naast cijfers en toelichting daarop ook op de interne organisatie en gemaakte keuzes, (markt)ontwikkelingen, omgevingsfactoren, risico’s etc. Er staat in wat er allemaal gedaan is, hoe er gehandeld is en wat de resultaten daarvan zijn.

Een management letter kan knelpunten en risico’s blootleggen, die aangepakt moeten worden. Het is dus ook een evaluatie of bepaalde beslissingen achteraf gezien wel zo slim waren, of dat het beter anders had gekund. Het bevat dus ook belangrijke verbeterpunten die opgepakt dienen te worden. Het is een document wat sturing geeft en helpt om in te zien wat anders zou moeten.

Onderdelen van een management letter kunnen zijn:

Terugkoppeling naar eerdere management letters

Als ondernemer of management van een onderneming wil je natuurlijk het beste uit de organisatie halen. Als er in eerdere management letters aanbevelingen zijn gedaan voor verbeterpunten, dan dient ook zichtbaar te zijn dat die aanbevelingen zijn opgepakt en niet genegeerd. Dit zegt namelijk veel over de kwaliteit van de leiding van de organisatie.

Huidig & toekomstig functioneren van de onderneming

Het is belangrijk dat de managementinformatie op een betrouwbare manier aansluit op de financiële administratie. Wordt er verantwoord omgegaan met budgettering, kostenbewaking en debiteurenbeheer? De financiële administratie is min of meer een reflectie van de beslissingen die genomen worden op die gebieden.

Omgevingsfactoren & marktontwikkelingen

Marktontwikkelingen hebben een belangrijke invloed op de besturing van een organisatie. Natuurlijk volg je de ontwikkelingen in je markt, maar je maakt ook beslissingen om wel of niet mee te gaan met een bepaalde ontwikkeling. Daarnaast kunnen omgevingsfactoren ook een belangrijke rol spelen, zoals aangescherpte wetgeving waar jouw onderneming mee te maken krijgt. Daar moet je dan wel wat mee, je kunt dat niet zomaar naast je neerleggen.

Risico’s & verbeterpunten

Op basis van bovenstaande zaken worden risico’s en verbeterpunten onderkend en beschreven. Deze worden dan vervolgens weer omgezet in actiepunten voor het komende jaar. Zo vormt de management letter dus niet alleen een terugblik, maar brengt ook belangrijpe input voor het verbeteren van je onderneming.

Wat er exact in jouw management letter komt is afhankelijk van verschillende factoren, maar bovenstaande facetten zie je vaak terugkomen. Al naar gelang de onderneming die jij voert en de markt waarin je je bevindt, zullen er een aantal tot veel meer onderwerpen toegevoegd kunnen worden.

Ook bij financieringsaanvraag is de management letter belangrijk

Niet alleen voor jou als ondernemer of bestuurder is een management letter een belangrijk document. Dit kan ook praktisch gebruikt worden als verantwoording richting derden, zoals financiers van lopende financieringen. Ook bij een financieringsaanvraag dienen dit soort zaken benoemd te zijn in het financieringsrapport, met name als het een meer complexe aanvraag is. Het laat zien dat jij je rol als ondernemer serieus neemt, dat je je laat begeleiden en je inzet om meer succes te behalen.

Wil jij ook leren van je onderneming en een management letter opstellen of heb je dit nodig voor je aandeelhouders/investeerders/financiers? Dan kunnen wij je daarbij helpen! Wij begeleiden jaarlijks ondernemers succesvol met het opstellen van een management letter en weten welke wegen hierin bewandeld moeten worden. Neem gerust eens contact op met Bart Lemmen of Tony van Tol.

Over de auteur
drs. ing. Bart Lemmen RAB

Bart Lemmen is zeer ervaren in het samenbrengen van mensen binnen een onderneming. Heb je interesse in wat hij voor jou kan betekenen en wil je een vrijblijvend gesprek? Neem dan contact met hem op via 06-31045337 of mail.