Ga naar de inhoud
Vele mensen kennen de jaarrekening maar denken vaak niet aan een management letter. Om als onderneming een (boek)jaar goed af te sluiten wordt vaak ook aanvullend een management letter opgesteld. Dit helpt de ondernemer of het management om terug te blikken, conclusies te trekken en waar nodig bij te sturen.
Inhoudsopgave
Wat is een management letter?
Een management letter is een schriftelijke evaluatie van je onderneming, opgesteld door een accountant of financieel specialist. Het gaat verder dan de jaarrekening. Waar de jaarrekening puur financieel is, blikt de management letter terug op het hele functioneren van de organisatie: financieel, commercieel én organisatorisch.
Voor het MKB is een management letter een compact alternatief voor een jaarverslag zoals grote bedrijven en (semi)overheden dat kennen. Het document helpt je om inzicht te krijgen in de keuzes van het afgelopen jaar en geeft richting voor de toekomst.
Wat staat er in een management letter?
Een goede management letter bevat onder meer:
Evaluatie van eerder geformuleerde actiepunten
Zijn verbeteradviezen uit vorige jaren opgepakt? Dat zegt iets over het aanpassingsvermogen van je organisatie.Analyse van financieel beleid en bedrijfsvoering
Hoe sluit de managementinformatie aan op de administratie? Denk aan budgetbewaking, kostenbeheersing en debiteurenbeheer.Trends en externe invloeden
Welke marktontwikkelingen of wetswijzigingen beïnvloeden je onderneming?Inzicht in risico’s en verbeterpunten
Wat moet er anders? Welke knelpunten vragen om een oplossing?
De inhoud verschilt per bedrijf en sector, maar bovenstaande thema’s zie je vrijwel altijd terug.
Verschil met een jaarrekening
Veel ondernemers verwarren een jaarverslag of management letter vaak met de jaarrekening. De jaarrekening behandelt de financiële verantwoording van het afgelopen boekjaar van jouw onderneming, dus hoe het financieel met je onderneming gaat. Een management letter gaat, zoals in de vorige paragraaf al aangegeven, verder dan alleen de cijfers. Het is een schriftelijk verslag van zaken die in het voorgaande jaar zijn bereikt en/of in gang zijn gezet.
Wat staat er in een management letter?
De management letter kan gezien worden als een soort verantwoordingsdocument voor de organisatie en derden. Voor jou als ondernemer, eventueel voor de andere vennoten of aandeelhouders binnen de organisatie en derde partijen zoals bijvoorbeeld financiers/investeerders. Het is een verslag van bevindingen over het reilen en zeilen van de onderneming. Er wordt deels ingegaan op de cijfers, maar naast cijfers en toelichting daarop ook op de interne organisatie en gemaakte keuzes, (markt)ontwikkelingen, omgevingsfactoren, risico’s etc. Er staat in wat er allemaal gedaan is, hoe er gehandeld is en wat de resultaten daarvan zijn.
Een management letter kan knelpunten en risico’s blootleggen, die aangepakt moeten worden. Het is dus ook een evaluatie of bepaalde beslissingen achteraf gezien wel zo slim waren, of dat het beter anders had gekund. Het bevat dus ook belangrijke verbeterpunten die opgepakt dienen te worden. Het is een document wat sturing geeft en helpt om in te zien wat anders zou moeten.
Onderdelen van een management letter kunnen zijn:
Terugkoppeling naar eerdere management letters
Als ondernemer of management van een onderneming wil je natuurlijk het beste uit de organisatie halen. Als er in eerdere management letters aanbevelingen zijn gedaan voor verbeterpunten, dan dient ook zichtbaar te zijn dat die aanbevelingen zijn opgepakt en niet genegeerd. Dit zegt namelijk veel over de kwaliteit van de leiding van de organisatie.
Huidig & toekomstig functioneren van de onderneming
Het is belangrijk dat de managementinformatie op een betrouwbare manier aansluit op de financiële administratie. Wordt er verantwoord omgegaan met budgettering, kostenbewaking en debiteurenbeheer? De financiële administratie is min of meer een reflectie van de beslissingen die genomen worden op die gebieden.
Omgevingsfactoren & marktontwikkelingen
Marktontwikkelingen hebben een belangrijke invloed op de besturing van een organisatie. Natuurlijk volg je de ontwikkelingen in je markt, maar je maakt ook beslissingen om wel of niet mee te gaan met een bepaalde ontwikkeling. Daarnaast kunnen omgevingsfactoren ook een belangrijke rol spelen, zoals aangescherpte wetgeving waar jouw onderneming mee te maken krijgt. Daar moet je dan wel wat mee, je kunt dat niet zomaar naast je neerleggen.
Risico’s & verbeterpunten
Op basis van bovenstaande zaken worden risico’s en verbeterpunten onderkend en beschreven. Deze worden dan vervolgens weer omgezet in actiepunten voor het komende jaar. Zo vormt de management letter dus niet alleen een terugblik, maar brengt ook belangrijpe input voor het verbeteren van je onderneming.
Wat er exact in jouw management letter komt is afhankelijk van verschillende factoren, maar bovenstaande facetten zie je vaak terugkomen. Al naar gelang de onderneming die jij voert en de markt waarin je je bevindt, zullen er een aantal tot veel meer onderwerpen toegevoegd kunnen worden.
Ook bij financieringsaanvraag is de management letter belangrijk
Niet alleen voor jou als ondernemer of bestuurder is een management letter een belangrijk document. Dit kan ook praktisch gebruikt worden als verantwoording richting derden, zoals financiers van lopende financieringen. Ook bij een financieringsaanvraag dienen dit soort zaken benoemd te zijn in het financieringsrapport, met name als het een meer complexe aanvraag is. Het laat zien dat jij je rol als ondernemer serieus neemt, dat je je laat begeleiden en je inzet om meer succes te behalen.
Praktisch nut: van interne sturing tot financieringsaanvraag
Een management letter is niet alleen een intern reflectiedocument. Het speelt ook een rol bij:
Financieringsaanvragen:
Financiers willen zien dat je grip hebt op je organisatie. Een management letter versterkt je kredietwaardigheid.Strategiebepaling en risicobeheersing:
Gebruik de analyse om keuzes te onderbouwen en risico’s te beheersen.Verantwoording aan aandeelhouders of vennoten:
Vooral in BV-structuren of maatschappen kan dit een onmisbaar stuk zijn.
Waarom elke ondernemer een management letter zou moeten gebruiken
Als MKB-ondernemer heb je geen jaarverslagplicht. Maar dat betekent niet dat je moet sturen op onderbuikgevoel. Een management letter geeft je:
Inzicht in wat goed ging en wat niet.
Sturing voor het komende jaar.
Onderbouwing voor belangrijke besluiten of aanvragen.
Het is een document dat bijdraagt aan professionele bedrijfsvoering en gezonde groei.
