Wat zijn faalkosten en hoe kun je ze reduceren?

Wat zijn faalkosten?

Faalkosten zijn kosten die ontstaan door fouten (falen) in het voortbrengingsproces die voorkomen hadden kunnen worden. Door deze fouten wordt het product of de dienst te laat of niet volgens de overeengekomen kwaliteit geleverd. Daarom worden er extra kosten gemaakt, zoals voor reparatie, her-productie, kortingen of schadevergoedingen.

Wat zijn de ontstaansredenen van faalkosten?

Faalkosten kunnen ontstaan in verschillende fasen van het productieproces: tijdens de voorbereiding (het ontwerp), de productie zelf, de levering, of de installatie. Vooral onvoldoende communicatie in de verschillende fasen vormt de basis voor de gemaakte fouten.

Wat zijn de oorzaken van faalkosten?

Ieder productiebedrijf kent faalkosten. Onder dit onschuldig klinkende financiële begrip, zit een fout in het bedrijfsproces die ervoor zorgt dat de marge verdampt of zelfs omslaat in verlies.

Faalkosten kun je indelen in:

1 Verzekerbare faalkosten zoals: Te late levering, energiecalamiteiten of een machinebreuk.

2 Niet verzekerbare faalkosten: Menselijke fouten, zoals communicatiefouten zijn grote aanstichters van de faalkosten. Deze laatste categorie vind je binnen iedere fase in het traject.

Uit onderzoeken in verschillende branches blijkt dat faalkosten volgens een vast stramien ontstaan: In 80% van de gevallen ontdekt men de faalkosten in de uitvoeringsfase, in 12% bij de aflevering en in de rest van de gevallen daarvoor. Maar de faalkosten vinden maar voor een klein deel plaats in de uitvoering. Onderzoek naar oorzaak en gevolg van faalkosten.

Fase in het bedrijfsproces 
• Initiatiefase 3% oorzaak  1% uiting
• Ontwerpfase 36% oorzaak  1% uiting
• Voorbereidingsfase 31% oorzaak 5% uiting
• uitvoering/productie 27% oorzaak 82% uiting
• Oplevering 3% oorzaak  12% uiting

Bron: Bouwcentraal: Onderzoek naar faalkosten in bouw/metaalindustrie

Bij economische groei  liggen menselijke faalkosten in alle vormen op de loer. Tijdens een periode van groei neemt de bedrijfsdrukte toe en worden extra mensen aangenomen. Veel organisaties zijn vooral ingericht om snel, adequaat en efficiënt Bij een toename van de werkdruk zie je dat delen van processen geleidelijk worden overgeslagen. Communicatie wordt minder, registratie van kleine knelpunten wordt achterwege gelaten en deadlines worden strakker. De voorwaarden zijn gecreëerd waarbij forse schades kunnen ontstaan.

Wat zijn dan de faalkosten?

Schattingen van faalkosten lopen uiteen, maar zijn allemaal hoog. Adviesbureau BouwKennis heeft het over 11 procent van de totale omzet aan faalkosten. Uit onderzoek van Nyenrode blijkt 20 procent van de opdrachtsom, en McKinsey heeft het over 30 procent bij grote projecten. Sterk en Otten houden het op minimaal 10 procent van de omzet. Sterk: „Maar 10 procent is wel 6 miljard per jaar! Als je winstmarges niet hoog zijn, waarom neem je dan niet meer moeite om met de opdrachtgever de faalkosten terug te dringen?” Bron NRC.nl
Kostenoverschrijdingen in de bouw van infrastructuur komen voor bij 86% van de projecten.

Bron: TU Delft juni 2017

Faalkosten reduceren

Veel faalkostenprogramma’s richten zich vooral op het productieproces. Omdat meer dan de helft van het falen al gebeurt vóór de productie start, zijn deze programma’s niet effectief. Ook de omvang van de kosten is veel groter wanneer een ontwerpfout doorwerkt in het productieproces. Een foutieve frees in het productieproces leidt tot afkeur van enkele tientallen, maar een onjuiste frees in de ontwerpfase heeft veel grotere/desastreuze gevolgen! Het foutief bijvullen van een schroevenreservoir is vervelend als het wordt ontdekt maar wat gebeurt er als het niet wordt ontdekt?

Dé oplossing voor faalkostenreductie

De oplossing is vaak simpel, maar vergt wel tijd en aandacht. Communicatie zoals zoveel wordt voorgesteld helpt, maar is niet voldoende. Dit moet namelijk echt effectief gebeuren. Vaak zijn er partijen met tegengestelde belangen en dan is een open communicatie nog niet eens zo eenvoudig.

Ook een goede meeting, vastlegging en analyse van de bedrijfsprocessen is belangrijk. Dat heb je niet zomaar voor elkaar: Door hier continu aandacht aan te besteden, creëer je een proces dat steeds verfijnder wordt. Maar het mag geen ballast vormen voor het proces. Soms zie je dat het productieproces zo is dichtgetimmerd met procedures dat faalkosten lang onopgemerkt blijven. Men vertrouwt te veel op de procedures. Daarnaast durven mensen vaak de gesignaleerde fouten niet aan te kaarten en blijft het maar door modderen, tot het echt uit de hand loopt.

Het toepassen van een kwaliteitssysteem kan behulpzaam zijn bij het reduceren of zelfs voorkomen van faalkosten. De hieraan verbonden kosten worden ook wel aangeduid als preventiekosten. In dit verband worden faalkosten en preventiekosten ook wel in combinatie aangeduid als kwaliteitskosten.

Verbeterplan voor faalkostenreductie

Ik adviseer mijn klanten in zo’n geval om eerst een verbeterplan voor faalkostenreductie te maken. Dit houdt in dat een inventarisatie van het bedrijfsproces wordt gemaakt met een aantal sleutelpersonen binnen de verschillende afdelingen van het bedrijf. Hierin worden de kritische beslispunten vastgesteld. Dit leidt tot een eerste plan van aanpak voor faalkostenreductie. Daarna volgt de evaluatie en terugkoppeling. Centraal bij onze adviestrajecten staat namelijk de actiegerichtheid. Wekelijks wordt geëvalueerd waardoor de organisatie steeds beter wordt gefinetuned. Hierdoor is het gehele bedrijf bewuster van het proces en gaat men veel resultaatgerichter te werk.

Een goed uitgewerkt faalkostenreductieplan, met een scherp oog voor de kansen voor het bedrijf, vergroot je kans op goed resultaat.”

Quotes van ondernemers:
• Ik kijk nu heel anders tegen mijn productieproces aan,
• Afdelingen werken nu samen in plaats van dat ze ruzie maken,
• Je weet het eigenlijk wel maar het sluipt er in,
• Eindelijk de marge gehaald die we begroten,
• Ik weet nu waarom ik niet kon concurreren.