Grip op Groeien: De Kracht van de Planning & Control Cyclus voor MKB-Ondernemers
Als ondernemer weet je dat het leiden van een bedrijf uitdagingen met zich meebrengt. Of je nu net begint of al jaren in het vak zit, een effectieve planning en controle over je bedrijfsactiviteiten zijn essentieel om je onderneming succesvol te laten groeien. In deze blog duiken we dieper in op de planning & control cyclus en bespreken we waarom dit proces ook voor het MKB-bedrijf zo belangrijk is.
Inhoudsopgave
Wat is de Planning & Control Cyclus?
De planning & control cyclus is een gestructureerd proces dat bedrijven helpt hun doelen te bereiken door middel van effectieve planning, uitvoering en controle. De cyclus bestaat uit vier hoofdcomponenten: planning, uitvoering, controle en bijsturing. Dit proces is continu en herhalend, wat betekent dat het voortdurend wordt herzien en aangepast op basis van nieuwe informatie en veranderende omstandigheden. Hieronder zetten we de vier fases verder uiteen:
In de planningsfase worden de strategische doelstellingen van het bedrijf vastgesteld. Dit omvat het opstellen van een strategisch ondernemingsplan waarin de lange en korte termijndoelen worden beschreven. Hierin spelen forecasting, cashflow optimalisatie en kostenbeheersing een belangrijke rol.
- Forecasting helpt je om toekomstige trends en behoeften te voorspellen, zodat je beter voorbereid bent op wat komen gaat.
- Cashflow optimalisatie zorgt niet alleen voor voldoende liquide middelen om je bedrijfsactiviteiten voort te zetten maar ook dat je maximaal gebruik maakt van de beschikbare financiële middelen.
- Kostenbeheersing zorgt ervoor dat je binnen je budget blijft en voorkomt financiële verrassingen.
Bij de dagelijkse bedrijfsvoering worden de geplande acties uitgevoerd. Dit is waar het ondernemingsplan in de praktijk wordt gebracht. Denk hierbij aan het implementeren van projecten, het aansturen van medewerkers, het uitvoeren van marketingcampagnes en het beheren van operationele processen. Dit is ook het moment waarop je bedrijf de eerste signalen krijgt over hoe goed de geplande acties in de praktijk werken.
De controlefase draait om het monitoren van de voortgang en het evalueren van de resultaten. Hier vergelijk je de werkelijke prestaties met de geplande doelstellingen. Dit is het stuk waar veel ondernemers vaak te weinig tijd aan besteden. Even snel kijken naar de maandelijkse omzet of controleren of er nog voldoende geld op de bankrekening staat, geeft onvoldoende inzicht in of je op schema ligt en waar bijsturing nodig is.
Op basis van de bevindingen uit de controlefase worden in de bijsturingsfase acties afgesproken om afwijkingen te corrigeren, verbeteringen door te voeren en maar ook om eventueel de strategie bij te stellen. Dit maakt de planning & control cyclus een dynamisch en flexibel proces, waardoor je snel kan reageren op zowel interne veranderingen binnen je bedrijf als externe invloeden vanuit de markt.
Waarom is de Planning & Control Cyclus belangrijk voor MKB-Bedrijven?
Bij corporate bedrijven is de planning & control cyclus ingebed in de financiële afdeling. Echter ook voor MKB-ondernemers is de planning & control cyclus essentieel omdat het hen helpt om strategische doelstellingen te bereiken, grip op de dagelijkse bedrijfsvoering te houden, risicobeheer te verbeteren en het algemene succes van de onderneming te waarborgen. Hieronder bespreken we enkele van de belangrijkste voordelen:
- Focus op strategische doelstellingen: Door een gestructureerd planningsproces te volgen, kun je je richten op de lange termijndoelen die er echt toe doen voor je bedrijf. Veel ondernemers hebben bij het opstarten van hun onderneming een bepaalde stip aan de horizon in gedachten, maar verliezen deze gaandeweg bij de dagelijkse bedrijfsvoering uit het oog.
- Verbeterd risicobeheer: Met een goed functionerende planning & control cyclus kun je risico’s beter identificeren en beheren. Door regelmatig je prestaties te evalueren, kun je potentiële problemen vroegtijdig signaleren en tijdig ingrijpen.
- Kostenbeheersing en cashflow optimalisatie: Door je kosten en cashflow continu te monitoren, kun je financiële stabiliteit waarborgen. Dit is van cruciaal belang voor het overleven en groeien van je bedrijf, vooral in onzekere tijden.
- Duurzaam en innovatief ondernemen: Een effectieve planning & control cyclus stelt je in staat om niet alleen op korte termijn succes te boeken, maar ook duurzaam en innovatief te blijven. Door continu te evalueren en aan te passen, kun je inspelen op nieuwe kansen en uitdagingen.
Verschillen tussen de Planning & Control cyclus in corporate bedrijven en MKB-bedrijven
Hoewel de planning & control cyclus zowel in grote bedrijven als in MKB-bedrijven wordt toegepast, zijn er enkele belangrijke verschillen. Grote bedrijven hebben vaak uitgebreide teams en systemen om dit proces te beheren, terwijl MKB-bedrijven meestal met beperkte middelen werken. Dit vereist een meer flexibele en pragmatische benadering.
- Schaal en complexiteit:
- In grotere bedrijven is de planning & control cyclus vaak complexer vanwege de omvang en diversiteit van de activiteiten. MKB-bedrijven daarentegen hebben vaak minder complexe structuren, wat hen in staat stelt om sneller te reageren en hun processen eenvoudiger te houden.
- Middelen en tools:
- Grote bedrijven hebben toegang tot geavanceerde tools en technologieën voor forecasting en controle. MKB-bedrijven moeten vaak creatiever zijn met de middelen die ze hebben. Dit betekent echter niet dat ze minder effectief zijn; met de juiste aanpak kunnen ze zelfs wendbaarder en innovatiever zijn.
- Cultuur en flexibiliteit:
- MKB-bedrijven hebben vaak een cultuur van flexibiliteit en snel schakelen. Dit kan een voordeel zijn bij het implementeren van veranderingen die voortkomen uit de planning & control cyclus.
Suggesties voor het verbeteren van de Planning & Control cyclus voor MKB-Bedrijven
Er zijn verschillende manieren waarop ondernemers hun planning & control cyclus kunnen optimaliseren. Hier zijn enkele praktische tips:
- Gebruik simpele en doeltreffende tools:
- Maak gebruik van eenvoudig te implementeren tools voor kostenbeheersing, cashflow optimalisatie en forecasting. Dit kunnen bijvoorbeeld spreadsheets zijn, maar er zijn ook betaalbare softwareopties die speciaal zijn ontworpen voor het MKB.
- Plan regelmatige evaluaties in en maak duidelijke afspraken over bijsturing:
- Dit helpt je om op koers te blijven en snel in te spelen op veranderingen.
- Focus op waardeverzilvering:
- Richt je niet alleen op het genereren van inkomsten, maar ook op hoe je waarde creëert en behoudt binnen je bedrijf. Dit kan bijvoorbeeld door te investeren in de ontwikkeling van nieuwe producten of diensten of het investeren in de ontwikkeling van je personeel.
- Schakel externe expertise In:
- Externe experts begeleiden je bij het opzetten en het verbeteren van je planning & control cyclus. Zij hebben het inzicht en de ervaring, wat tijd en geld bespaart. Ze kunnen je bijvoorbeeld helpen met het gezamenlijk opstellen van een strategisch ondernemingsplan, het opzetten van de planning & control proces binnen je organisatie of het opstellen/verbeteren van maandrapportages of management dashboards.
Conclusie
Een goed opgesteld strategisch ondernemingsplan is de ruggengraat van een effectieve planning & control cyclus. Het geeft richting aan je bedrijf, helpt bij het stellen van realistische doelen en dient als basis voor beslissingen op het gebied van kostenbeheersing, cashflow optimalisatie en waarde-verzilvering. De planning & control cyclus is daarbij een essentieel proces voor MKB-ondernemers die streven naar duurzaam succes. Een goedlopende planning & control cyclus geeft grip op je bedrijfsvoering en daarmee rust aan de ondernemer/eigenaar, effectief risicobeheer en financiële stabiliteit door middel van kostenbeheersing, cashflow optimalisatie en waarde verzilvering. Met een goed opgesteld strategisch ondernemingsplan als basis kun je de cyclus optimaliseren en de groei en innovatie van je bedrijf stimuleren.
Wil je meer weten over hoe je de planning & control cyclus kan implementeren of verbeteren, het opstellen van een effectief ondernemingsplan of andere stappen in de beheerscyclus verbeteren? Neem dan contact op met Claassen, Moolenbeek & Partners. Wij staan klaar om je te helpen bij elke stap van het proces, zodat je bedrijf niet alleen vandaag succesvol is, maar ook klaar staat voor de uitdagingen van morgen.
Over de auteur(s)
drs. Alex Darjadi
Alex Darjadi is sinds 2023 partner bij CM&P. Alex begeleidt MBK-ondernemers naar succes(voller) ondernemen. De afgelopen jaren heeft hij een zeer ruime ervaring opgebouwd bij gerenommeerde bedrijven, maar ook grotere MKB-ondernemingen. Als (senior) controller was hij verantwoordelijk voor het adviseren over en verbeteren van de financiële, operationele en IT-processen.
Wil je in contact komen met Alex? Dat kan via mail of 06 – 16 09 02 41