Ga naar de inhoud
Wanneer je een ander bedrijf koopt of wanneer twee bedrijven fuseren, kan dit een spannend en uitdagend proces zijn. Het samenvoegen van organisaties – of je nu kiest voor een volledige fusie of een gedeeltelijke overname – heeft impact op medewerkers, processen en strategie. Maar wat komt er allemaal kijken bij zo’n bedrijfsintegratie? En hoe zorg je ervoor dat de ondersteunende processen op rolletjes lopen? In deze uitgebreide blog gaan we dieper in op de kansen en valkuilen van het samenvoegen van bedrijven, met speciale aandacht voor onder meer financiën, communicatie en technologie. Daarbij zoomen we in op de term COPAFIJTH en laten we zien waarom deze zo belangrijk is bij het plannen en uitvoeren van een fusie of bij het besluit om bedrijven samen te voegen.
Inhoudsopgave
Alle officiële papieren zijn getekend en dan?
De start na het kopen of verkopen van een bedrijf
Stel, je hebt net de notaris bezocht: je bent nu de trotse eigenaar van een ander bedrijf, of je hebt een strategische fusie tot stand gebracht. Als het een overname is en je besluit het nieuwe bedrijf naast je bestaande onderneming te laten draaien, kan de impact relatief overzichtelijk zijn. Maar vaak wil men toch daadwerkelijk overgaan tot integratie, waarbij de processen, systemen en structuren van de twee (of meer) organisaties in elkaar geschoven worden. Dat gaat veel verder dan simpelweg een nieuw logo op de gevel plakken.
Het is verleidelijk om te denken dat de handtekeningen onder de contracten betekenen dat het meeste werk is gedaan. In werkelijkheid begint het échte werk pas ná de aankoop of fusie. Wanneer bedrijven fuseren, is het cruciaal dat je nadenkt over de synergievoordelen die je kunt behalen en hoe je die op een gestructureerde manier waarmaakt. Denk aan het combineren van verkoopkanalen, het stroomlijnen van de financiële administratie en het samenvoegen van ICT-systemen.
Fusie, overname of samenvoegen van bedrijven: wat is het verschil?
In de praktijk hoor je vaak de termen fusie, bedrijf kopen, bedrijf verkopen, en bedrijven samenvoegen. Hoewel deze termen deels overlappen, zijn er ook duidelijke verschillen:
Fusie (bedrijven fuseren): Bij een fusie besluiten twee (of soms meer) ondernemingen om samen verder te gaan in een nieuwe entiteit. Ze bundelen krachten en worden formeel één bedrijf. Dit proces kan vrijwillig zijn en vraagt om intensieve afstemming op het gebied van cultuur, financiën en strategie.
Overname (bedrijf kopen of bedrijf verkopen): In dit scenario neemt een partij (de koper) een ander bedrijf over, vaak door aandelen of de activa over te nemen. Dit kan plaatsvinden op basis van vrijwilligheid of kan vijandig zijn wanneer de overname niet gesteund wordt door de directie van het over te nemen bedrijf.
Samenvoegen (bedrijven samenvoegen): Dit kan een algemene term zijn die zowel een fusie als een overname kan omvatten, maar ook minder formele samenwerkingsverbanden (joint ventures of partnerships) waar twee organisaties processen, middelen of expertise bundelen zonder direct één juridische entiteit te worden.
Ongeacht de vorm – fusie, overname of gedeeltelijke samenvoeging – brengt het integratieproces ingrijpende veranderingen met zich mee, zowel voor de interne organisatie als voor de markt waarin je actief bent.
Ondersteunende processen: waar zit de winst?
Projectmatige aanpak als sleutel tot succes
Geen enkel bedrijf kan zonder ondersteunende processen. Denk aan financiën, human resources, ICT, juridische zaken en marketingcommunicatie. Bij het samenvoegen van bedrijven is de manier waarop je deze processen integreert of herstructureert vaak doorslaggevend voor het succes van de fusie. Hier ligt ook veel potentieel voor kostenbesparingen en efficiëntieslagen.
De valkuil is echter om te snel te willen gaan: de praktijk leert dat haastige integratie kan leiden tot miscommunicatie, onduidelijke rollen en zelfs het vertrek van sleutelmedewerkers. Daarom is het verstandig om met een ervaren projectmanager te werken en de integratie projectmatig aan te pakken. Deze aanpak creëert duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is, wat de deadlines zijn en welke mijlpalen behaald moeten worden.
COPAFIJTH: het ezelsbruggetje voor alle ondersteunende processen
Een handig hulpmiddel bij het in kaart brengen van alle ondersteunende processen is het acroniem COPAFIJTH:
- Communicatie
- Organisatie
- Personeel
- Administratieve Organisatie
- Financiën
- Informatievoorziening
- Juridisch
- Technologie
- Huisvesting
(en tegenwoordig ook de S van Security)
Het acroniem staat voor de basis van elke goed lopende onderneming. Als twee bedrijven samenvoegen of wanneer bedrijven fuseren, is het belangrijk om aan elk van deze onderdelen aandacht te besteden, ook als dat op korte termijn meer werk lijkt te kosten. Een goede basis zorgt immers voor een gestroomlijnde organisatie die klaar is voor groei.
Financiën en Informatievoorziening
Het eerste instrument voor overzicht
Bij een fusie, overname of het samenvoegen van bedrijven is het hebben van een eenduidig financieel dashboard onmisbaar. De maand- en kwartaalcijfers (of zelfs wekelijkse omzetrapportages) geven een objectief beeld van hoe de samengevoegde onderneming presteert. Op basis hiervan kun je knelpunten opsporen en bepalen waar verbeteringen nodig zijn.
Financiën: Voordat je gaat consolideren in één financieel systeem, is het slim om een duidelijke rapportagestructuur op te zetten. Komen de omzet- en kostencategorieën overeen tussen de twee bedrijven? Hoe ga je om met verschillende boekhoudkundige principes? Door deze vragen op voorhand te beantwoorden, voorkom je verwarring in de latere fase van integratie.
Informatievoorziening: Naast financiën is ook informatievoorziening een sleutelonderdeel. Denk aan data, rapportages en dashboards. Welke KPI’s (Key Performance Indicators) hanteer je? Hoe worden deze gemeten? En welke systemen (ERP, CRM, marketing automation) wil je op termijn integreren tot één logisch geheel?
Een gemeenschappelijk financieel en informatiesysteem kan uiteindelijk tijd en geld besparen, maar onderschat het migratieproces niet. Het vereist gedegen planning, grondige tests en een duidelijke rolverdeling.
Communicatie: essentieel voor een geslaagde integratie
Interne en externe communicatie
Communicatie is misschien wel het belangrijkste onderdeel bij het samenvoegen van bedrijven, zeker wanneer de verandering ingrijpend is en het werk van veel mensen beïnvloedt. Een gebrek aan transparante en frequente communicatie kan leiden tot onrust, speculaties en een dalend vertrouwen in het management.
Interne communicatie: Medewerkers van zowel de overnemende partij als het overgenomen bedrijf vragen zich af wat de fusie of overname voor hen betekent. Wordt hun functie anders? Moeten ze verhuizen naar een andere locatie? Komen er nieuwe leidinggevenden? Het is van belang om deze vragen proactief te beantwoorden, bijvoorbeeld via nieuwsbrieven, intranet, townhall-meetings en persoonlijke gesprekken.
Externe communicatie: Klanten, leveranciers en andere stakeholders willen weten wat ze kunnen verwachten. Komt er een nieuwe merknaam? Veranderen de contactpersonen? Is er wellicht sprake van een tijdelijke overgangsperiode in de dienstverlening? Een duidelijke, eenduidige boodschap naar buiten draagt bij aan het vertrouwen in de nieuwe organisatie.
Personeel: de mens staat centraal
Van functiegebouw tot pensioenregelingen
Bij het proces van fusie, bedrijven fuseren of bedrijf kopen/verkopen, is de rol van het personeel doorslaggevend. Zij zijn immers de drijvende kracht achter het succes van de organisatie. Wanneer organisaties opgaan in één nieuwe entiteit, kunnen er veranderingen optreden die diep ingrijpen in de werkbeleving en carrièremogelijkheden van medewerkers.
Functie- en salarisgebouw: Het is verstandig om zo snel mogelijk duidelijkheid te scheppen over de functie-indeling. Bestaan er dubbelfuncties die wellicht samengevoegd moeten worden? Hoe ga je om met verschillende salarisschalen of pensioenregelingen?
Persoonlijke begeleiding: Een fusie kan gevoelens van onzekerheid en weerstand oproepen. Medewerkers voelen zich misschien bedreigd in hun positie of zijn bang dat ze elders herplaatst worden. Het opzetten van begeleidingstrajecten en het organiseren van individuele gesprekken kan helpen om die zorgen weg te nemen.
Cultuur en identiteit: Naast de praktische zaken is er vaak sprake van culturele verschillen. Misschien had het ene bedrijf een heel informele cultuur, terwijl het andere bedrijf hiërarchischer is ingericht. Besteed aandacht aan het samenbrengen van deze bedrijfsculturen, bijvoorbeeld door teams samen te laten werken aan projecten of het organiseren van sociale evenementen.
Organisatie en huisvesting: waar moeten mensen werken?
Kosten besparen en efficiënt werken
Huisvesting en algemene organisatiekosten zijn vaak een grote kostenpost voor bedrijven. Bij het samenvoegen van organisaties is het daarom logisch om te kijken of er locaties te sluiten zijn of dat bepaalde afdelingen efficiënter kunnen worden ingedeeld.
Huisvesting: Misschien had je al twee kantoorpanden en blijkt na de fusie dat één pand volstaat. Of is het juist handig om een extra vestiging te behouden om dicht bij een belangrijke klantengroep te blijven. Maak op basis van een grondige analyse de keuze tussen centralisatie of decentralisatie.
Organisatie: Naast de fysieke locatie moet je ook de structuur van de organisatie heroverwegen. Hoe zorg je ervoor dat afdelingen slim worden ingedeeld en dat de rapportagelijnen helder zijn? Denk aan de span of control van leidinggevenden, de mate van zelfsturing en de nauwe samenwerking tussen afdelingen die eerst gescheiden waren.
Juridische en technologische aspecten
Recht, security en ICT
Bij een fusie of overname komen er ook de nodige juridische aspecten om de hoek kijken. Denk aan het overzetten van contracten, het herzien van arbeidsvoorwaarden, het bepalen van intellectuele eigendomsrechten en het regelen van compliance. Voor elk van deze onderdelen is het raadzaam een deskundige (jurist of een gespecialiseerd kantoor) in te schakelen.
Daarnaast is technologie een belangrijke pijler. Vaak werken de twee bedrijven met verschillende ICT-systemen, softwarepakketten en beveiligingsprotocollen. Een integratieplan voor technologie – inclusief de invoering van adequate securitymaatregelen – is daarom cruciaal. Dit kan variëren van het samenvoegen van e-mailservers en telefoniesystemen tot het harmoniseren van ERP-software en cloudomgevingen.
Hulp nodig bij een fusie?
Kansen en valkuilen bij het fuseren of samenvoegen van bedrijven
- Kans op groei: Door het bundelen van krachten, middelen en expertise kun je je marktaandeel vergroten of sneller nieuwe marktsegmenten aanboren.
- Schaalvoordelen en kostenbesparingen: Eén afdeling financiën, één marketingteam en één ICT-omgeving kan vaak efficiënter zijn dan het hebben van dubbele teams.
- Innovatie en kruisbestuiving: Verschillende culturen en expertisegebieden kunnen elkaar versterken. Nieuwe ideeën ontstaan sneller wanneer je de juiste mensen met elkaar in contact brengt.
Valkuilen
- Slechte communicatie: Indien medewerkers onvoldoende geïnformeerd worden, kan weerstand ontstaan, wat het succes van de fusie ondermijnt.
- Gebrek aan cultuurintegratie: Twee heel verschillende organisaties samenvoegen kan tot botsingen leiden als je niets doet om de bedrijfsculturen in kaart te brengen en te managen.
- Onvoldoende due diligence: Wanneer je besluit een bedrijf te kopen of te verkopen zonder grondig onderzoek naar financiële, operationele en juridische risico’s, kunnen er later dure problemen opduiken.
Praktische tips om van jouw fusie of overname een succes te maken
- Stel een integratieteam aan: Een multidisciplinair team met vertegenwoordigers uit beide bedrijven zorgt voor breed draagvlak en snelle besluitvorming.
- Communiceer consistent en transparant: Wees eerlijk over eventuele onzekerheden en benoem niet alleen voordelen, maar ook mogelijke nadelen.
- Investeer in cultuur: Organiseer teambuilding, cross-functionele projecten en informele bijeenkomsten om mensen echt met elkaar te verbinden.
- Maak gebruik van externe expertise: Een fusie of overname is complex. Schroom niet om specialisten (juristen, ICT-experts, HR-adviseurs) in te schakelen.
- Wees realistisch over tijd en kosten: Een integratietraject duurt vaak langer en kost meer geld dan je vooraf inschat. Houd hier rekening mee in je planning en budget.
Tot slot
Of je nu een bedrijf koopt, een bedrijf verkoopt of dat je bedrijven wilt samenvoegen in de vorm van een fusie, één ding is zeker: een gedegen voorbereiding en een zorgvuldige uitvoering zijn essentieel. In dit artikel hebben we specifiek ingezoomd op de ondersteunende processen volgens het COPAFIJTH-model. Het is duidelijk dat elk van deze processen grondige aandacht verdient en dat het succes van een fusie of overname in grote mate afhankelijk is van de mate waarin je ze goed regelt.
Het samenvoegen van organisaties kan veel voordelen opleveren, zoals schaalvoordelen, een sterker merk en een grotere marktpositie. Tegelijkertijd vraagt het om intensieve samenwerking, goede communicatie en een diep begrip van zowel de primaire als de ondersteunende processen. Een droomdeal kan zomaar omslaan in een nachtmerrie als je dit aspect onderschat. Maar wanneer je het traject met de juiste mensen, aanpak en mentaliteit ingaat, kan een fusie of overname juist leiden tot duurzame groei en een toekomstbestendige onderneming.
Of het nu gaat om bedrijven fuseren, een bedrijf kopen of een bedrijf verkopen, vergeet nooit dat de waarde van een organisatie grotendeels ligt in de mensen die er werken en de processen die hen ondersteunen. Richt daarom je blik niet alleen op het zakelijke en financiële aspect van de overname, maar ook op de culturele, menselijke en procesmatige kant van het verhaal. Zo zorg je ervoor dat je met je nieuwe, samengevoegde organisatie klaar bent voor een succesvolle toekomst.
Over Claassen, Moolenbeek & Partners
Claassen, Moolenbeek & Partners (CM&P) is een bedrijfskundig advieskantoor dat de Nederlandse mkb-ondernemer begeleidt bij strategieformulering en implementatie, bedrijfsovername (aan & verkoop) en/of het bepalen en regelen van de financieringsbehoefte.
Onze organisatie bestaat uit ±50 partners met ieder hun eigen expertise op het gebied op de genoemde diensten. Sinds de oprichting in 1983 is ons partnernetwerk steeds groter en deskundiger geworden. We werken landelijk vanuit 9 regio’s in Nederland en hebben in alle regio’s één of meerdere kantoren.
Of je nu te maken hebt met complexe vraagstukken omtrent bedrijfsovername, strategische keuzes of het verkrijgen van de juiste financiering, er staat altijd een ervaren partner in jouw nabije omgeving klaar om je te begeleiden naar een succesvol eindresultaat. Bekijk onze partnerpagina en kom in contact met de partner die het beste bij jouw vraagstuk past.
